Nieuws

Als je tienduizend parkeereenheden verhuurt, dan weet je dat er jaarlijks vele mutaties zullen zijn. Hoe verwerk je grote aantallen mutaties op een slimme manier, hoe voorkom je fouten in die verwerking en welke rol kan automatisering hierbij spelen? CorporatieGids Magazine ging hierover in gesprek met Valérie Bakker, senior medewerker commercieel vastgoed en Redmer Witkop, adviseur commercieel vastgoed bij de Alliantie.

Lees dit artikel in CorporatieGids Magazine

Gevraagd naar het beleid van de Alliantie ten aanzien van parkeerplaatsen opent Valérie het gesprek: “Wij hebben een grote portefeuille aan parkeereenheden en garageboxen. Eigenlijk willen we zo min mogelijk nieuwe parkeerplekken realiseren omdat onze kernactiviteit bij huurwoningen ligt, maar in de praktijk is dat vaak niet mogelijk omdat de gemeente een parkeernorm hanteert.” Redmer vult aan: “Ons aanbod is heel divers. Je kunt denken aan los te verhuren bezit maar ook aan eenheden die gekoppeld zijn aan huurwoningen. Het parkeerbeleid verschilt in de verschillende regio’s, maar ‘zo min mogelijk auto’s op straat’ kan voor ons een argument zijn om wel parkeergarages te blijven ontwikkelen en aanbieden.”

Monetair belang en mutaties
Over de geldelijke belangen die gemoeid zijn met de verhuur van parkeereenheden zegt Valérie: “Het financiële belang verschilt per locatie. We hebben eenheden die niet worden mee verhuurd met een locatie, dat zijn meestal parkeerplekken gekoppeld aan een sociale huurwoning. Op dit moment oriënteren we ons op de mogelijkheid om deze koppeling los te laten zodat de parkeerplekken zelfstandig aangeboden kunnen worden. In die situatie mag er namelijk wel huur worden gevraagd. De huurprijzen variëren van 30 tot 175 euro per maand, exclusief servicekosten. Met een portefeuille van zo’n tienduizend eenheden gaat het dan toch om een groot financieel belang.”

“De hoeveelheden mutaties verschillen ook per locatie,” meldt Redmer. “Op sommige locaties met los te verhuren eenheden hebben we heel weinig wisselingen terwijl op andere plekken de mutatiegraad heel hoog is. Op jaarbasis moet je denken aan zo’n achthonderd tot duizend mutaties. Dit aantal stijgt jaarlijks vanwege de portefeuillegroei.”

Aanleiding automatisering verhuurproces 
Recent is het verhuurproces geautomatiseerd. Redmer: “De aanleiding hiervoor was dat in verhouding tot het aantal eenheden de mutatiegraad bij parkeerplekken veel hoger is dan bij woningen. Daarnaast is het een sneller product dan de verhuur van een woning. Het verhuurproces is op zich vergelijkbaar met het huren van een woning, er wordt immers een huurder geselecteerd en gekoppeld aan een parkeereenheid. De gemaakte afspraken worden beschreven in een huurovereenkomst en in bepaalde gevallen wordt een toegangsmiddel uitgereikt. Bij gebrek aan een CRM-pakket en gezien de grote diversiteit aan parkeerlocaties met andere werkwijzen, was dit proces bij de Alliantie bewerkelijk en foutgevoelig. Door de automatiseringsslag is dit nu goed geregeld waardoor de portefeuille beter inzichtelijk is en het proces transparant en gestandaardiseerd.”

Voordelen vernieuwd verhuurproces
“Drie jaar geleden werkten we nog met losse aanvraagformulieren,” blikt Redmer terug. “En de beschikbare plekken werden geadverteerd op complexniveau waardoor er meer mailverkeer was met de aspirant-huurder. Nu gaat alles digitaal en kan een klant op de website van de Alliantie reageren op de beschikbare plekken. Er hoeven geen data meer overgetypt te worden waardoor het minder foutgevoelig is. Vooral met het automatisch opmaken van de huurovereenkomst zijn we blij. Een paar minuten nadat we een aspirant-huurder hebben gesproken over een parkeerplek, kunnen we hem of haar vaak al voorzien van de huurovereenkomst die ze vervolgens digitaal kunnen ondertekenen. Een ander belangrijk voordeel is dat er bij een opzegging automatisch een dossier wordt aangemaakt die onze medewerkers dan kunnen oppakken. Bovendien worden de beschikbare plekken eerder geadverteerd op de website van de Alliantie. Hierdoor dringen wij de leegstand terug en vaak kunnen wij zelfs aansluitend verhuren.”

Binnen vier uur verhuren
“De huurders merken hier weinig van,” antwoordt Redmer op de vraag wat huurders en medewerkers van de nieuwe applicatie merken. “Wij kunnen echter veel sneller schakelen. Als iemand via de website interesse heeft getoond in een parkeerlocatie, kunnen wij hem of haar al snel bellen om de ingangsdatum te bespreken en de verhuur te formaliseren. Bij een aantal locaties hebben wij kentekenherkenning en is er dus geen uitgifte meer van een toegangsmiddel. Met als gevolg dat wij een parkeerplek binnen vier uur kunnen verhuren als een klant gelijk digitaal tekent. Wij geven vervolgens de huurgegevens door aan de beheerder van het kentekensysteem en zodra het is ingevoerd, werkt het binnen vijftien minuten. Bij een locatie waar wel een toegangsmiddel moet worden uitgegeven, moet een fysieke afspraak worden ingepland bij de verhuurcoördinator. Dan zit er meestal twee tot vier dagen tussen de aanvraag en de ingangsdatum van de huurovereenkomst.” 

Valérie vult aan: “De medewerkers zijn enthousiast over het systeem. De meeste collega’s waren al bekend met het systeem via de workflow verhuur. Binnen de Alliantie als geheel zorgt het voor meer uniformiteit en meer snelheid in het proces. Doordat de klant nu reageert op een specifieke plek is er veel minder mailverkeer met de klant en is de mailbox nu overzichtelijk. Het werk kan daardoor ook eenvoudiger worden overgenomen door collega’s bij vakanties of ziektes. Dat komt ook door de mogelijkheid om notities en opmerkingen bij een lopend dossier te plaatsen.”

Bekend met applicatie
“Voor het automatiseren van het verhuurproces hebben we Notapp ingeschakeld,” gaat Redmer verder. “Samen hebben we de workflow uitgetekend en onze wensen geïnventariseerd. De workflow voldoet nu aan onze wensen en ook hebben we hiermee het vier-ogen-principe geborgd. Adverteren, de toewijzing en administratieve afwikkeling zoals het digitaal ondertekenen van de huurovereenkomst komen nu samen in het proces en systeem. Voor de afdeling commercieel vastgoed was de applicatie van Notapp al bekend. Alleen ‘parkeren’ werkte er nog niet mee. Dat is nu gelijkgetrokken.” 

Toekomstmogelijkheden
“We hebben nog genoeg wensen,” vertelt Redmer afsluitend. “Denk aan het uitwisselen van data en ideeën tussen afdelingen zoals het automatisch genereren van de huurovereenkomsten. Als de juiste data uitgewisseld kunnen worden, dan zullen wijzigingen in de huurprijs en of servicekosten automatisch worden verwerkt. Nu werken we nog met lijsten die ingelezen worden. Daarnaast willen wij dat er automatisch een mail of koppeling wordt verzonden naar onze beheerder van het kentekensysteem. Zodat wij deze gegevens niet meer hoeven te mailen en de beheerder deze niet meer hoeft in te voeren.”